תהליך ביקורת שכר
בארגונים מסוימים סעיף השכר מהווה חלק מהותי מסך העלויות השוטפות בפעילות בארגון. לעיתים ניתן לחשוב כי בנושא השכר לא קיימים סיכון וחשיפה ממשית לכשלים מאחר וחישוב השכר מבוצע בעיקרו על סמך קריטריונים קשיחים כגון: שכר בסיס, תוספות שכר קבועות, הפרשות סוציאליות ע"פ החוק ואילו תשלום השכר מבוצע באופן שיטתי החוזר על עצמו מדי חודש. אך כאשר בוחנים לעומק את נושא השכר מגלים כי קיימים חשיפות וסיכונים מהותיים כגון: סיכונים סטטוטוריים כתוצאה ממעבר על הוראות חוק, סיכוני סנכרון לקוי של מערכות שונות כגון מערכת דיווחי שעות ומערכת שכר, ציות חסר של עובדים לנהלי החברה ועוד.
להלן סוגיות נבחרות המהוות דוגמא לחשיפות בתחום השכר:
הסדרת תנאי ההעסקה של העובד
המעביד נדרש מתוקף חוק "הודעה מוקדמת" להסדיר את תנאי ההעסקה של כל עובד בהסכם העסקה. הפרטים שיכללו בהסכם הינם בין השאר: הגדרת התפקיד (משימות העובד, היקף העבודה, אחריות נוספת וכו'), שכר (אופן תשלום השכר, שכר בשעות נוספות וכדומה) וזכויות נלוות (זכויות סוציאליות מכוח החוק וזכויות עבודה המורחבות מעבר למינימום החוקי). הוראות החוק מנחות את המעסיק כי בעת ההעסקה מול עובד חדש בארגון יש למסור את ההודעה בדבר תנאי העסקה לא יאוחר מחודש ימים מקליטתו, תוך פירוט תמצית תנאי העבודה העיקריים לרבות שכר ותנאים סוציאליים. הפרה של הוראות חוק "הודעה לעובד" עלולה לגרום להליכים פליליים וקנסות בהליך מנהלי נגד המעסיק, יש להדגיש כי אכיפות מסוג זה דרך בית הדין האזורי לעבודה וגם דרך יחידת האכיפה במשרד הכלכלה אינן מקרים נדירים. במסגרת הבדיקה, הביקורת תוודא את הסדרת ההתקשרות מול העובד באמצעות הסכם העסקה ובהתאם להוראות החוק, וכן תבדוק את שלמות התיעוד בגין כל שינוי שבוצע בתנאי ההעסקה של העובד ותקינות הליך השינוי (הודעה בכתב לעובד, מורשי חתימה, חתימות נדרשות). בנוסף ייבדקו הבקרות הקיימות ואיכותן בנושאים הבאים: בסיס השכר, החזר נסיעות, תשלום ימי הבראה, צבירת ימי חופש, צבירת מחלה וכו'.
דיווח נוכחות
מעביד נדרש לנהל רישום (בכתב יד/ ממוחשב) של שעות העבודה של העובד בהתאם לתקנות. הרישום ייחתם מדי יום בידי העובד ויאושר בחתימת אחראי ממונה מטעם המעביד. במסגרת הבדיקה, הביקורת תוודא את שלמות התיעוד בגין שעות העבודה וקיום בקרות מצד הארגון על נכונות דיווח השעות בתלוש השכר בהתאם לדיווחי שעות על פי מערכת הנוכחות וכן תבדוק תיעוד מתאים לאישורים בגין היעדרויות.
גילום שווי שימוש רכב צמוד
תקינות גילום שווי שימוש רכב נבחנת ביחס להנחיות רשות המיסים. בהתאם להנחיות נדרש לזקוף שווי שימוש להכנסתו של עובד המקבל רכב ממעבידו. זאת כאשר סכום זה מהווה שווי כספי של טובת ההנאה הגלומה בשימוש הפרטי ברכב מעבר לשעות העבודה. שווי השימוש ברכב צמוד יחושב כשיעור מתוך מחיר המחירון של הרכב בהיותו חדש. ישנה חשיבות לבדיקה, שכן אי גילום שווי שימוש כנדרש בהוראות מס הכנסה עלול להוביל לסנקציות כספיות.
צבירת ימי חופש, תשלום הבראה, הפרשה למחלה
במסגרת הביקורת נבדוק ביצוע הפרשות בתלוש שכר בהתאם להסכם העסקה ובכפוף למינימום הנדרש בהוראות החוק. אולם במקרה של ימי מחלה, הפרשה לעובד שעבד בהיקף משרה מלאה לא תעלה על תקופה מצטברת של יום וחצי לכל חודש עבודה מלא שהעובד עבד אצל אותו מעסיק. הביקורת תבדוק מתן תשלום ימי הבראה בהתאם לזכאותו של העובד עם השלמת שנת עבודה אצל המעסיק, כאשר מספר ימי ההבראה יקבעו בהתאם לוותק של העובד במקום העבודה, היקף משרתו ומשך העסקתו. כמו כן ייבדק ביצוע הפרשה לחופשה בהתאם לוותק במקום העבודה והיקף המשרה.
תהליך סיום העסקה
הארגון נדרש לעמוד בהוראות חוק הודעה מוקדמת לפיטורים ולהתפטרות, התשס"א-2001. בהתאם להוראות החוק ישנה חובה למתן הודעה מוקדמת בעת מצב של פיטורים והתפטרות. ההודעה תינתן בכתב ותציין את יום הוצאת ההודעה ואת יום הכניסה לתוקף של הפיטורים או ההתפטרות. בנוסף בעת ביצוע סיום העסקה על המעסיק לבצע גמר חשבון לעובד, להעביר לעובד מכתב סיום העסקה ולעדכן את הגורמים הרלוונטיים (חברת הביטוח, מס הכנסה, ביטוח לאומי וכו'). הביקורת תבדוק האם תהליך סיום ההעסקה של העובדים מתקיים בהתאם להוראות החוק ובהתאם לנהלים הקיימים בארגון.
לסיכום, מעבידים רבים נוטים להקל ראש באשר לתקינות תהליך השכר בארגון, וביצועו בהתאם לנדרש בחוק. ביצוע לקוי של תהליך ביקורת שכר יכול להביא לעלויות כספיות מיותרות ובנוסף עמידה חסרה בהוראות החוק עלולה לגרור סנקציות כספיות מצד רשויות החוק ותביעות מצד העובד. לאור חשיבות הנושא ישנה חשיבות בקיום בקרות שוטפות בתהליך השכר וביצוע ביקורת פנימית לצורך איתור חשיפות בתהליך הקיים.
