בארגונים מסוימים, המלאי מהווה מרכיב בעל משמעות כספית ותפעולית מהותית במהלך עסקיו של הארגון, לכן קיימת חשיבות בביצוע ביקורת מעמיקה בנושא זה.
במסגרת ביקורת מלאי יבדקו בין השאר הנושאים הבאים:
- עמידה בדרישות של חוקים, תקנות ונהלים
- מערכת לניהול מלאי
- ספירת מלאי
- ניהול מלאי
- עיתוד מלאי
- בקרה ופיקוח על ציוד אינוונטר
להלן פירוט נושאים נבחרים:
מערכת לניהול המלאי בארגון
פיקוח על תנועת המלאי מהספק לארגון, ניודו בתוך הארגון וגריעתו מהרישומים מנוהל באמצעות מערכת ממוחשבת לניהול מלאי (SAP, איכות וכו'). בבואנו לבדוק כיצד מנוהל המלאי, על הביקורת להכיר את המערכות בשימוש הארגון, בעלי ההרשאות במערכת ניהול מלאי, התאמת המערכת לנהלי הארגון והוראות החוק, קיום בקרות על תנועות המלאי והבנת המערכת על ידי העובדים הרלוונטים.
ספירת מלאי
חשד לביצוע הונאות ומעילות עולה ברוב המקרים במועד ביצוע ספירת המלאי השנתית, בעת היווצרות אי התאמות בין המערכת לניהול מלאי למלאי הנספר בפועל. אי התאמות אלו יכולות לנבוע מסיבות מגוונות, כגון: מיקום לא עדכני במערכת, מלאי לא תקין, רישום שגוי של כמות/פרטי זיהוי של הפריט, תיעוד חסר לניוד המלאי, רישום בחסר לגריעת המלאי, גניבות וכו'. במסגרת הביקורת מתבצע ניסיון לאתר את הכשלים בתהליך ניהול המלאי, מרגע קבלת המלאי ועד גריעתו מהארגון.
ניהול מחסן
ארגונים אשר סעיף המלאי בדוח הכספי מהווה אחוז גבוה מסך המאזן ינהלו לרוב מחסן. הפעילות במחסן כוללת, בין היתר, קליטה של סחורה מספקים, אחסנת טובין, ניפוק והפצה של פריטים ליחידות קצה וטיפול בסחורה המוחזרת מיחידות קצה. הביקורת תבדוק האם מבוצעת הכשרה של עובדי המלאי, קיום נהלי עבודה מסודרים ופיקוח ובקרה מצד הארגון על התנהלות המחסן (קבלת המלאי מהספק והפצתו ליחידות הקצה). בהתאם לממצאים בשטח יופקו מסקנות ויינתנו המלצות לשיפר אופן ניהול המחסן.
עיתוד מלאי
כדי להימנע ממצב בו ישנו מחסור במלאי, אשר עלול לפגוע בהתנהלות השוטפת של הארגון, או הימנעות ממצב של מלאי ביתר שיגרום לעלויות מיותרות, מומלץ לאמץ שיטה שתשקלל מדי חודש את המלאי המומלץ להזמנה. ראוי שהשיטה שתיושם תתחשב בפרמטרים הבאים: ממוצע הצריכה, יתרת פתיחה במלאי וימי אספקה.
בקרה ופיקוח על ציוד אינוונטר
הארגון נדרש לנקוט צעדים על מנת לוודא את הימצאותו וכשירותו הפיזית של ציוד אינוונטר. במסגרת הבדיקה הביקורת תבדוק באם התקיימו בדיקות תקינות/טיפולים שוטפים של הציוד כנדרש בחוק. בנוסף תיבדק הימצאות הציוד ושלמותו הפיזית כרשום במערכת ניהול המלאי.
לאור הסיכון הגבוה לביצוע גניבות ומעילות של מלאי וחומרת הנזק שתיתכן לארגון, ישנה חשיבות בביצוע ביקורת פנימית בנושא מלאי בחברה. הביקורת תאתר את צוואר הבקבוק בתהליך ותספק כלים שיאפשרו לארגון לשפר את תהליכי ניהול המלאי ולקיים בקרות שיקטינו את החשיפה.
זקוקים לשירותנו? צרו קשר, נשמח לעמוד לשירותכם
