. כמו כן, חלה על העובד החובה לדווח על שינוי בפרטיו האישיים, ולהצהיר על כך תוך שבוע ימים.
במיוחד יש להקפיד על מילוי חלק ה' של הטופס על ידי העובד, במסגרתו מצהיר העובד האם זוהי עבודתו היחידה או לא. במידה וזו לא עבודתו היחידה של העובד, חובה על העובד למסור למעביד תיאום מס רשמי ממס הכנסה, ובהיעדר תיאום מס על המעביד לנכות מס מירבי. במידה והעובד לא מילא את ההצהרה לגבי עבודה יחידה או שהמעסיק לא דרש מהעובד תיאום מס או שהמעביד לא פעל על פי האמור בתיאום המס, יהיה המעביד חשוף לחיוב על ידי מס הכנסה לשלם את התשלומים אשר לא נוכו מהעובד בעקבות אי מילוי ההתחייבויות האמורות.
בהתחשב בעובדה כי דיווחי השכר נעשים כיום באמצעות מערכות ממוחשבות, נקבעו על ידי רשות המסים כללים חדשים אשר יחולו החל משנת 2015 ואשר יאפשרו למעבידים שיעמדו בתנאים הקבועים להלן, להפיק את טופס 101 בצורה אלקטרונית, ולחסוך את מילוי כרטיס העובד באופן ידני מדי שנה.
מעביד המעוניין להיכלל בכללים החדשים למילוי טופס 101 אלקטרוני ולהשתמש במערכת שאושרה לשימוש על ידי רשות המסים, יגיש הצהרה לא יאוחר מתחילת השנה בה מבקש המעביד להיכלל בכללים הנ"ל. את הטופס יש להגיש לפקיד השומה בו מתנהל תיק הניכויים של המעביד.
להלן הנוהל להפקת טופס 101 אלקטרוני:
- הכניסה למערכת הטופס האלקטרוני תבוצע על ידי העובד באמצעות סיסמא אישית אשר מבטיחה זיהוי חד-חד ערכי.
- העובד יעדכן את פרטיו בטופס האלקטרוני המופיע על גבי המסך.
- המערכת תבצע בדיקת שלמות של שדות חובה למילוי בהתאם לדרישות מס הכנסה בהתאם למפורט בנספח א'. השלמת מילוי הטופס תותנה במילוי כל שדות החובה.
- המערכת תאכוף דרישה לצירוף מסמכים טרם השלמת התהליך. בהתאם לנספח א'.
- המסמכים יסרקו למערכת וישמרו כקובץ, בארכיון ממחושב.
- המעביד יקיים תהליך של אימות (ולידציה) של הצורופות.
- לאחר השלמת מילוי הטופס ובטרם שליחתו יידרש העובד להזין שוב את סיסמת הכניסה למערכת ולאשר הצהרה בנוסח הבא: "אני מצהיר/ה בזאת כי הפרטים שמסרתי בטופס זה הינם מלאים ונכונים. ידוע לי כי נכונות ואמיתות המידע שמולא בטופס הינן באחריותי האישית והמלאה בלבד. ידוע לי שהשמטה או מסירת פרטים לא נכונים הינה עבירה על פקודת מס הכנסה, ואני מתחייב/ת להודיע ל-(שם המעסיק) על כל שינוי שיחול בפרטי האישיים ובפרטים שמולאו על ידי בטופס לא יאוחר משבוע ימים מתאריך השינוי.
- עם השלמת התהליך, ינעל הטופס כקובץ PDF וייחתם על ידי המעביד בחתימה אלקטרונית מאושרת כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-1991. תאריך החתימה יופיע כפלט חזותי על גבי טופס 101 האלקטרוני.
- הטופס החתום יועבר בצורה אלקטרונית לעובד ויתקבל חיווי מצד העובד שהנתונים שבטופס הם הנתונים שהוזנו על ידו.
- כל עדכון או שינוי בנתוני העובד יתבצע על גבי טופס חדש על פי התהליך לעיל. הטופס ישמר במערכת כגרסה מעודכנת. בנוסף תשמרנה כל הגרסאות הקודמות.
- הטפסים, הצרופות ואישור העובד על נכונות הנתונים שהוזנו על ידו בטופס, יישמרו בארכיון ממוחשב בצורה המאפשרת נגישות ויכולת אחזור בעת הצורך לרבות כל הגרסאות הקודמות.
במצב שבו התהליך לא הושלם, הטופס ייחשב כטופס לקוי, שמשמעותו ניכוי מס מירבי לעובד. יובהר שאין בתהליך הנ"ל משום שוניבבדיקות האימות שעל מעביד לבצע על מנת לתת הקלות על פי חוק.
להלן רשימת בתי תוכנה שקיבלו אישור לשיווק מערכת ממוחשבת למילוי טופס 101 אלקטרוני:
- בית התוכנה חילן בע"מ, תוכנת חילן נט מהדורה 3.
- בית התוכנה יוניק תעשיות תוכנה, תוכנת קיוסק מידע מהדורה 6.
- בית התוכנה מלמ שכר בע"מ, תוכנת MALAM-PAYROLL מהדורה 2.
- בית התוכנה עובדים נט, תוכנת אטינקס (ATTENIX-TSׁׂׂׂׂ) מהדורה 6.30 ומעלה.
- בית התוכנה עוקץ מערכות בע"מ, תוכנת טריו מהדורה 8.xx.
- סינאל מלל פי-ויי, תוכנת הרמוני.
