הוראות סעיף 23א להוראות ניהול ספרים, נועדו לוודא כי הודעת זיכוי המוצאת בשל שינוי בתנאי העסקה, תירשם אצל הקונה ובהתאם יופחת מס התשומות שנוכה על ידו בגובה המס הכלול בהודעת הזיכוי, כך שמצד אחד מוקטן תשלום המס אצל העוסק אשר מוציא הודעת הזיכוי, ומצד שני מקבל הודעת הזיכוי ישיב את מס התשומות העודף שנוכה על ידו.
בהתאם להוראות הסעיף, אם טרם יצא מקור החשבונית מרשות הנישום, וטרם דיווח עליה העוסק בדוח התקופתי בהנה"ח, תבוטל החשבונית על ידי ציון המילה "מבוטל" על גבי המקור וההעתקים.
לחילופין, אם כבר יצא מקור החשבונית מרשות העוסק ונדרש תיקון בהנה"ח שכן נתגלתה טעות בחשבונית, יתקן העוסק בהתאם את סכום החשבונית שתוצא לאחר מכן לאותו לקוח, על ידי רישום אחרי סכום החשבונית את הפרטים הבאים: סכום החיוב או הזיכוי; מספר החשבונית אליה מתייחס התיקון, הסיבה לשינוי הסכום, וכן הסכום המתוקן.
חשוב להדגיש כי במידה ומוצאת הודעת זיכוי ללקוח, רשאי העוסק להקטין בהתאם את סכום המכירות ואת החיוב במע"מ, ובתנאי שהתקיים אחד מאלה:
- הלקוח אישר קבלת הודעת הזיכוי בחתימתו על ההעתק שנשאר במערכת החשבונות של הנישום.
- הודעת הזיכוי נשלחה ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה ולהוכחת ההמצאה ללקוח די בהוכחה שההודעה נשלחה כראוי ומוענה כראוי; לגבי סכום מכירה שהחיוב במע״מ עולה על 1,400 שקלים חדשים, אישור המסירה יצורף להעתק הודעת הזיכוי שנשאר במערכת החשבונות של הנישום.
- נתקבל אישור שההודעה נתקבלה בפקסימיליה.
- נתקבל אישור חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת של הלקוח, המאשר את קבלתה.
חובות אבודים לצרכי חוק מע"מ
לפני כ-20 שנים נקבעה הלכה בפסק דין אלקה אחזקות בע"מ על פיה עסקה שלא התקבלה התמורה בעדה ייראו אותה כעסקה שלא יצאה לפועל. העוסק (המוכר או נותן השירות) יוכל בהתקיים תנאים מסוימים להוציא הודעת זיכוי, בהתאם לסעיף 23א להוראות ניהול פנקסים, על פיה יוכל להקטין את מס העסקאות בדוח השוטף. לאור פס"ד זה הותקנה תקנה 24א לתקנות מע"מ אשר מנחה מתי, כיצד ואיך לנהוג במקרה ויש חוב אבוד.
בהתאם להלכת אלקה אחזקות בע"מ, נקבעו חמישה תנאים מצטברים אשר יאפשרו החזר של מס העסקאות לעוסק, כדלקמן:
- בוצעה עסקה
- הוצאה חשבונית מס
- מס העסקאות בשל החשבונית שולם
- המוכר או נותן השירות לא קיבל את התמורה כולה או מקצתה
- החוב הפך ל"חוב אבוד"
תקנה 24א' לתקנות קובעת, כי עוסק אינו רשאי להקטין את סכום העסקאות וסכום המע"מ הכלול בדוח התקופתי המתייחס לתקופה בה מוצאת הודעת הזיכוי, אלא לאחר מסירת הודעה על כך למנהל.
מסמכים אותם יש לצרף למע"מ:
מסירת הודעה, תוך ציון מהות העסקה, פרטי העוסק, פרטי החייב, הנסיבות בשלהן הפך החוב לחוב אבוד, פעולות שנעשו לגביית החוב (מאמצי גבייה) תוך ציון סכום החוב האבוד וציון הדוח התקופתי שבו העסקה דווחה. דוגמאות למסמכים נדרשים:
- כל מכתב שנשלח לחייב/ת הן ע"י עו"ד והן ע"י הנושה.
- העתק חשבונית מס בשל העסקה נשוא החוב האבוד.
- הדוח התקופתי בו נכללה החשבונית שדווחה ושולמה.
- צילומי המחאות שלא כובדו.
- כרטיס ספק בחברה הנושה (במקרה של נושה שאינו מנהל הנה"ח כפולה כל מסמך תומך בהודעה).
- מסמכים, מכתב מאת המפרק/מנהל מיוחד בו מודיעים כי אין כספים לחלוקה לנושים (בעת פירוק).
- תיק הוצאה לפועל בו נעשו פעולות לגביית החוב מכל גורם, ככל שרלוונטי (במקרה של הוצל"פ).
- העתק הודעת זיכוי לגבי סכום החוב האבוד (סכום המס בזיכוי לא יעלה על סכום המס בחשבונית המקורית שהופקה).
- הסדרי נושים באם נעשו כאלו במהלך הפירוק/פש"ר של החייב/ת.
פעולות חובה שיש לבצע כדי שהחוב יוכר כ"חוב אבוד" לצרכי מע"מ
כדי שהחוב יוכר כחוב אבוד להנחת דעתו של מנהל מע"מ - על העוסק לנקוט במספר פעולות:
- כאשר מדובר בחייב/ת וההמחאות שהושארו, כתמורה עבור העסקה, לא כובדו, והחייב/ת לא בהליך פש"ר/פירוק/כינוס, יש להפעיל הליכים לגביית החוב. ראשית דרך ההוצאה לפועל, פתיחת תיק הוצאה לפועל לגביית ההמחאות שלא כובדו. במקרה ומנהל החברה החייבת או כל אדם אחר חתם על התחייבות אישית לתשלום חובות החייבת יש להפעיל את ההתחייבות על מנהל החברה וכל ערב אחר באופן אישי.
- באם החייב/ת או נכנסו להליך פש"ר/פירוק יש להמציא, למנהל המיוחד /מפרק שמונה, תביעת חוב בה יפורט החוב של החייב/ת לנושה. המנהל המיוחד/מפרק אמור לאשר את תביעת החוב במלואה או בחלקה. בתום הליך פש"ר/פירוק יקבל הנושה מהמנהל המיוחד/מפרק מכתב אשר בו יודיע לו כי לא נותרו דיבידנדים לחלוקה בתיק הפירוק/ פש"ר. הודעה רק עם הודעה זו ייחשב החוב כחוב אבוד על ידי מנהל מע"מ. יכול ובמהלך תהליך הפש"ר/פירוק יקבל הנושה כספים מאת קופת הפש"ר/מפרק הן בהסדר נושים והן בשל חלוקה של כספים מקופת הפירוק/הפש"ר. סכומים אלו לא ייכללו בבקשה להכרה בחוב אבוד כאמור לעיל.
- יש לתעד כל פעולה שנעשתה לגביית החוב הן מהחייב/ת וממנהלה ומכל גורם אחר. חוב יוכר כחוב אבוד רק לאחר שכל האמצעים לגבייתו כאמור לעיל ננקטו ללא תוצאה והמנהל שוכנע כי החוב לא ניתן לגבייה מהחייב, ממנהל החברה או מהחברה.חשוב להדגיש כי באם הליכי גביית החוב באמצעים האמורים לעיל יחלו כעבור יותר מ 3 שנים מיום היווצרות החוב, לא ניתן יהיה לראות בחוב כחוב אבוד שכן הנושה השהה פעולותיו מעבר לזמן על פי הוראת התקנה 24 א(ג).
- באם לא ננקטו כנגד החייב הפעולות לעיל יוכר החוב כאבוד במקרים בהם הוכח כי:
- החייב נפטר ואין בעזבונו נכסים הניתנים למימוש.
- החייב עזב לחו"ל ואין לו נכסים הניתנים למימוש בישראל.
דגשים נוספים
- כאמור לעיל, לא ניתן להקטין את העסקאות בשל הודעת הזיכוי אלא לאחר הגשת הודעה למנהל מע"מ.
- ניתן לדרוש את סכום המס ששולם, בערכים ריאליים בכפוף להוראות סעיף 105(ג) לחוק מע"מ.
- במקרה שאושר החוב כאבוד ולאחר מכן הנושה הצליח לגבות את החוב במלואו או בחלקו מגורמים שונים (לרבות ערבים, חברות ביטוח וכו) יש לעמדת מע"מ לראות בקבלת התמורה כחייבת במס במועד קבלתה ובנוסף יש לראות בסכום שהתקבל, כסכום כולל מע"מ.
- הודעת החייב כי אינו יכול לשלם את חובו אין בה כדי לראות בחוב כאבוד לצרכי מע"מ.
- במקרים בהם סכומי החוב נמוכים קיימת סמכות למנהל מע"מ להפעיל שיקול דעת בבואו לאשר את החוב כאבוד (משיקולי עלות-תועלת).
