רשויות מע"מ הגבירו מאוד את האכיפה ככל הנוגע לקיזוז מס תשומות הכלול בחשבוניות מס שהוצאו שלא כדין ("חשבוניות פיקטיביות"). כאשר חשבוניות שכאלו מאותרות במהלך ביקורת של רשויות מע"מ, הדבר גורר גם חיוב להחזרת המע"מ שקוזז וגם להטלת קנסות שיכולים להגיע עד לגובה הסכום שנוכה שלא כדין ("כפל קנס"). וגם חשש אמיתי להעמדה לדין במישור הפלילי, או סגירת תיק פלילי בכופר יקר.
חשבונית נחשבת שהוצאה שלא כדין גם אם כמובן לא נעשתה שום עסקה ולמרות זאת יצאה חשבונית, אך גם קבלת חשבונית מגורם שונה מהגורם אשר סיפק את השירות. חשבונית שהוצאה שלא כדין לא תוכר על ידי רשויות מע"מ.
על כן, חשוב מאוד לערוך בדיקות מקיפות בטרם התקשרות עם ספקים "חשודים" (חדשים ולא מוכרים), וזאת על מנת לוודא כי הם מוציאם חשבוניות כדין ובגין שירות שנתנו.
החובה לבדוק כי החשבונית יוצאת כדין מוטלת במלואה על מקבל החשבונית. להלן מספר בדיקות שחובה לערוך בטרם התקשרות עם ספק מסויים:
- באתר מע"מ ניתן לברר את כל הפרטים לגבי רישומו של עוסק מורשה. יש להכנס לאתר, לבדוק שהספק קיים, ולהדפיס ולשמור את פרטי הספק איתו עומדים להתקשר.
- באתר מס הכנסה ניתן לברר את כל הפרטים לגבי אישור על ניהול ספרים וניכוי במקור. יש להכנס גם לאתר זה ולהדפיס ולשמור את פרטי הספק איתו עומדים להתקשר.
- חייבים להפגש אישית עם הספק, או אם מדובר בחברה עם מי שמציג את עצמו כבעל החברה, לבקש לצלם ת.ז. שלו ולבדוק מול רשם החברות כי החברה קיימת והוא אכן רשום כבעל התפקיד אותו הוא מציג. יש לבקש אישור מורשה חתימה, מאושר על ידי רואה חשבון/עו"ד, ממי שמציג עצמו כרשאי לחתום או/ו להתקשר בשם החברה.
- מומלץ מאוד גם להתקשר למשרד מע"מ בו מתנהל התיק של החברה, למסור להם את פרטי הספק איתו עומדים להתקשר, ולבקש כי מע"מ עצמו יתן את אישורו כי הספק "כשר" מבחינתם. יש לתעד בפרוטוקול מסודר את תאריך ושעת השיחה ושם הנציג במע"מ שנתן את המידע.
- מומלץ להעלות על הכתב בחוזה מסודר את סיכום השירות או המכר שסוכם מול הספק. חובה לעשות זאת בחוזים והסכמים גדולים.
- מומלץ לשלם לספק בשיק למוטב בלבד. במקום שיש התנגדות נמרצת (בשל הרצון לשלם לעובדים במזומן) יש לרשום את השיק בגובה המ"מ, למוטב בלבד. אין לשלם, בשום פנים ואופן, במזומן.
- לאחר כל הבדיקות לעיל, כאשר מתקבלת החשבונית בפועל יש לבחון כי החשבונית תקינה מבחינה צורנית, דהיינו שהשם ומספר העוסק המופיע עליה זהה לפרטים שכבר אומתו לפי המבחנים לעיל, שהשירות או המוצרים הכלולים בחשבונית תואמים את מה שנעשה בפועל, שתאריך החשבונית תקין ובדיקה כללית כי אין דברים חריגים.
- רצוי מאד לקבל פירוט על גבי החשבונית, או הפניה למסמך אחר (הצעת מחיר או הזמנה לדוגמה) של העבודה שנעשתה.
- ככלל, התרשמות בלתי אמצעית מהספק היא בדרך כלל הכלי היעיל ביותר בתחום זה. במקרה שיש ספק, יש להעמיק ככל הניתן את הבדיקות, או לשקול בכלל את ההתקשרות מול אותו ספק.
