הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 (להלן: ההוראות"), הידועות יותר בשמן הרווח "הוראות ניהול ספרים", מסדירות את אופן ניהול הספרים על ידי כל בעל עסק. כאשר הותקנו ההוראות בתחילת שנות השבעים הרישומים והמסמכים כולם היו ידניים, ובהתאם לכך נוסחו ההוראות. מאחר וההוראות מחייבות שמירה של כל מסמכי העסק, ממילא נוצרו עם השנים הררי קלסרים וניירת במשרדים ובארכיונים.
עם התקדמות הטכנולוגיה וכניסתו של המחשב לחיי היום יום עודכנו עם השנים גם ההוראות. כך, לקראת סוף שנות השמונים ניתנה האפשרות למזעור מערכת החשבונות על ידי שימוש במיקרופילם, ובתחילת שנות התשעים הוכר גם חידוש מהפכני באותם ימים בדמות האפשרות לנהל מערכת חשבונות ממוחשבת לניהול תיעוד הפנים של העסק. אלא שגם אז עדיין היה צורך בהדפסת כל מסמך לצורך שליחתו ללקוח (עקב העובדה שתקשורת בין מחשבים היתה בערך בגדר מדע בדיוני באותם ימים), ועדיין נותר הצורך לתייק ולשמור את המסמכים הידניים שהתקבלו על ידי העסק ממקורות חוץ.
לאחר התפתחות התקשורת הבין מחשבית גם לשימוש עסקי שוטף, עודכנו שוב ההוראות בשנת 2003 וניתנה האפשרות למשלוח מסמכים ממוחשבים ישירות לנמען בלא צורך להדפיסם, אך עדיין לא ניתן פתרון הולם (למעט צילום מיקרופילמים) למסמכי החוץ שמתקבלים בעסק. מה עוד שמערכת חשבונות ממוחשבת לא הפכה לנחלת הכלל (גם עקב עלויות לניהולה לעסקים קטנים), ועל כן המשיכו להצבר ערימות של ניירת.
מזה מספר שנים שרשות המיסים הפעילה צוותי חשיבה בכדי למצוא פתרונות מודרניים יותר, ואכן בימים אלו פורסמו נהלים חדשים שיחולו החל משנת המס 2013.
על פי נהלים חדשים אלו יותר לנהל "ארכיב דיגיטלי" בו ניתן יהיה לשמור כקובץ מחשב את מסמכי תיעוד החוץ הבאים המתקבלים מספקים, וזאת לאחר סריקתם (את מסמכי הפנים ניתן כבר לנהל באופן ממוחשב מאז שנת 2003 כאמור לעיל):
- קבלות
- תעודת משלוח
- חשבוניות
- הודעת זיכוי
- הזמנות
באופן זה ניתן יהיה למחשב הן את מסמכי הפנים והן את מסמכי החוץ, דבר שאמור להוביל להתייעלות רבה.
להלן השלבים בהם יש לנקוט כדי לשמור את מסמכי החוץ כקובץ מחשב בארכיב הדיגיטלי:
- המסמך נרשם במערכת החשבונות של הנישום בהתאם להוראות
- המסמך עבר תהליך של סריקה ממוחשבת
- בקובץ המחשב הוספו בצורה בולטת לעין המילים "מסמך סרוק"
- קובץ המחשב נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנישום או מי מטעמו, כאישור לכך שמסמך המקור נסרק בשלמותו
- אדם נוסף בדק שמסמך המקור זהה לקובץ המחשב שנסרק וחתם בחתימתו האלקטרונית המאושרת כאישור לכך
- ננקטו באופן סדיר אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה לקובץ המחשב ומפני שיבוש בעבודת המחשב העלולים לפגום בנאמנות קובץ המחשב למקור. אם חל מעבר מטכנולוגיה אחת לאחרת, ננקטו אמצעים סבירים כדי להבטיח את נאמנות קובץ המחשב למקור, לרבות החתימה שבה הוא נחתם
נישום רשאי לבער את המסמך המקורי שעבר סריקה בתנאים אלה (לכל שנת מס בנפרד):
- קובץ המחשב נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום בארכיב הדיגיטלי
- הוגש דוח כחוק לאותה שנת מס
- במידה וקיימת חובה שכזו – הוגש דוח ניכויים (טופס 856) כחוק
- הנישום לא הורשע בעבירות מסויימות בתחום המיסויי והכלכלי, ואם הנישום הוא תאגיד – בעלי הזכויות בו ומנהליו לא הורשעו בעבירה כאמור
- פנקסי החשבונות המתייחסים לאותה שנת מס לא נמצאו כבלתי קבילים או שאינם נושאו של הליך תלוי ועומד בענין קבילותם
ההוראות בענין אופן ניהול הארכיון הדיגיטלי הינן טכניות בעיקרן, ואנו מעריכים כי גופים שירצו לספק שירות זה יציגו אישור מתאים כי הם אכן עומדים בדרישות.
